Egenkontroll är ett brett begrepp och innan jag går in på de vanligaste utmaningar låt oss först gräva lite i vad egenkontroller egentligen innebär.
Vad innebär egenkontroll?
För att kunna utöva egenkontroll behöver det ha planerats och beslutats att verksamheten ska utföras på ett visst sätt. Det är att utförandet har skett i enlighet med beslut som ska följas upp och kontrolleras.
Inom vård- och omsorg kan det exempelvis handla om att inflyttningen av en ny kund på ett äldreboende sker i enlighet med beslutad process och gällande rutin. Det kan även röra sig om att kontrollera att verksamheterna följer gällande lagkrav eller hygien- och arbetsmiljörutiner.
Men vad betyder det i praktiken?
Rent praktiskt genomförs oftast denna typ av egenkontroller genom att verksamheter själva svarar på frågor och utför självskattning i olika formulär eller granskar egen dokumentation av arbetet.
Utöver detta är det även vanligt att egenkontrollerna följs upp och granskas av en extern kontrollant, genom enstaka stickprovskontroller eller att alla verksamheter systematiskt granskas.
Det handlar om verksamhetens resultat
Egenkontroll innebär också att utvärdera verksamhetens resultat. För att möjliggöra utvärdering krävs antingen att resultat jämförs med annan likvärdig verksamhet och/eller att verksamhetens resultat jämförs över tid.
Här kan information hämtas från interna kund- och brukarundersökningar eller externa källor så som Socialstyrelsens öppna jämförelser och andra kvalitetsregister.
Vanliga utmaningar vid egenkontroll
När en egenkontroll har beslutats tenderar en rad utmaningar uppstå. För det första ska egenkontroll genomföras systematiskt. Med systematiskt menas i detta sammanhang att egenkontrollen ska vara planerad och genomföras metodiskt.
För att kunna göra historiska jämförelser och jämförelser med andra verksamheter behöver egenkontrollen även genomföras återkommande och på ett konsekvent sätt.
För att kunna arbeta systematiskt behöver ni tänka på:
- Vilka områden ska egenkontrollen omfatta?
- Hur ofta ska den genomföras?
- Vem ansvarar för genomförandet på olika nivåer i organisationen?
- Hur ska resultatet sammanställas och presenteras?
- Vem ska analysera resultatet?
- Vad ska resultatet leda till?
Tänk digitalt
För att lyckas skapa systematik i så väl stora som små organisationer är det ofta helt centralt att använda sig av IT-stöd. Vanligtvis är organisationer då hänvisade till olika basala textredigering- och kalkyleringsverktyg.
När egenkontrollen ska genomföras är det upp till ansvarig person att skicka ut dessa dokument i organisationen och hoppas på att få tillbaka ett resultat. Sammanställningen brukar präglas av tidskrävande manuell handpåläggning, klipp och klistrande ur olika dokument och att jaga in återkopplingar.
Den jobbiga sammanställningen
När sammanställningen äntligen är klar ska resultatet kommuniceras ut, vilken vanligen slutar med ett mail till överfulla inkorgar ute i organisationen. Där resultatet har brustit bör åtgärder formuleras och implementeras i verksamheten.
Utan en gemensam digital arbetsyta brukar olika arbetssätt uppstå för åtgärdsarbetet. Någon ansvarig författar en formell åtgärdsplan som sedan glöms bort, någon annan genomför åtgärder utan att dokumentera dessa, en tredje har inte fått resultatet och upplever sig inte ha fått återkoppling och en fjärde gör ingenting alls.
Det blir således svårt att få överblick dels över resultatet av egenkontrollen, dels över vad resultatet har lett till. Hur förbättrade vi verksamheten?
Smarta verktyg för att lyckas med egenkontroll
Flera av våra befintliga kunder inom vård- och omsorg har identifierat utmaningen med att få till egenkontroller utan IT-stöd och har valt att använda Stratsys plattform för att strukturera och effektivisera sitt arbetssätt.
Med ett dedikerat IT-stöd för kvalitetsstyrning får organisationen en gemensam arbetsyta för förbättringsarbetet, där den specifika funktionaliteten ”Checklistor” stödjer arbetet med egenkontroller.
Digitala checklistor
Med verktyget skapar våra kunder formulär med frågor och eventuella förinställda svarsalternativ centralt, för att sedan fördela ut dessa till de verksamheter som ska genomföra egenkontrollen. I och med den inbyggda periodiseringen i Stratsys plattform skickas checklistan ut automatiskt enligt det intervall som önskas, exempelvis två gånger per år.
Ansvariga påminns att svara på checklistan genom automatiska e-postpåminnelser och personliga att-göra-listor. Centralt ansvariga slipper då jaga efter ansvariga chefer och påminna om rapporteringen.
Smart automatisering
Efter att ha blivit besvarade sammanställs sedan resultatet av checklistorna automatiskt och presenteras på valt sätt, genom exempelvis diagram. Här sparar våra befintliga kunder väsentligt med tid och minimerar den manuella handpåläggningen som behöver utföras av såväl inrapporterande chefer som centralt ansvariga.
Ansvariga på olika nivåer i organisationen kan utifrån resultatet göra analyser och lägga in åtgärdsplaner med tydliga start- och slutdatum samt ansvarig person för genomförandet. Systemet påminner sedan ansvariga om att genomföra åtgärderna och det finns möjlighet att följa upp dessa med status och kommentarer.
Kortare ledtider
Med kortare ledtider kan åtgärder beslutas och genomföras snabbare. Stödet ger att uppföljningen av egenkontrollen sker på ett gemensamt och konsekvent sätt och att resultatet blir visuellt tydligt och transparent. Ansvariga chefer kan enkelt få överblick i olika vyer över samtliga pågående åtgärdsplaner med status och kommentarer.
En smidig rapportmotor
Då egenkontrollen ingår i det systematiska kvalitetsarbetet vill flera av våra kunder att resultatet kommer med i den årliga kvalitets- och patientsäkerhetsberättelsen. Med Stratsys rapportmotor presenteras resultatet och beslutade åtgärdsplaner automatiskt i en kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse, som enkelt kan exporteras till Word- och PDF-format med organisationens grafiska profil.
