Alla skolor har olika sätt att hantera sin tjänstefördelning. Vissa använder ett dedikerat digitalt verktyg, medan andra väljer att köra på Excel eller överlåta ansvaret till en skoladministratör. I det här blogginlägget listar vi för- och nackdelar med tre olika verktyg för tjänstefördelning, så att du kan ta reda på vilket alternativ som är rätt för dig och din skola.
Tjänstefördelning, resursplanering, bemanningsplan, tjänstebemanning – kärt barn har många namn... Oavsett vilket begrepp du väljer att använda dig av är det viktigt att du har effektiva rutiner och processer för hur du fördelar din skolas resurser. Vare sig du använder dig av ett digitalt system eller ett gammalt hederligt kollegieblock.
Varför är tjänstefördelningen så viktig? Jo, för att om den görs på ett smart och effektivt sätt blir det lättare att synliggöra resurserna inom organisationen, vilket gör att du kan nyttja din personal på bästa sätt utifrån deras kompetens. Låt oss göra vårt bästa för att reda ut vad det finns för verktyg att tillgå.
1. Digitalt verktyg för tjänstefördelning
Ett dedikerat digitalt verktyg för tjänstefördelning är extra fördelaktigt för större verksamheter som vill ta ett helhetsgrepp om tjänstefördelningen. Då kan du automatisera flera manuella uppgifter och få mer tid över till annat, till exempel dina arbetsuppgifter kopplade till det pedagogiska ledarskapet.
Du får dessutom möjlighet att samla all information i ett system, vilket både förenklar när du ska dela den med andra och skapa en snabb överblick. En nackdel kan vara att systemet ofta är nytt för de flesta, till skillnad från Officepaketet, och det kan ta ett tag att lära sig funktionerna och de nya rutinerna.
Däremot är det mindre troligt att informationen blir felaktig, eller att fel version av ett dokument delas, eftersom all information i ett digitalt system sparas och uppdateras i realtid. Det är också i regel lättare att sätta sig in i än en annan persons underlag i till exempel Excel, vilket underlättar vid överlämning, till exempel vid rektorsbyten eller liknande.
2. Excel
Den största fördelen med att använda Excel för tjänstefördelning är att det är ett verktyg som de flesta redan kan och förstår sig på. Många företag använder sig av Officepaketet idag, vilket gör att Excel blir ett kostnadseffektivt val. Verktyget är lätt att använda, tack vare sin begränsade funktionalitet, och du kan bygga upp din egen struktur utifrån vad du tycker känns mest logiskt.
Men bara för att Excel är det välbekanta valet, betyder det inte att det är det mest effektiva. Det finns också nackdelar med verktyget, till exempel att det är krångligt att sammanställa information, svårt att dela material och lätt att råka göra misstag. Det är inte ovanligt att en fil tappas bort i en mejlkonversation, eller att någon glömmer ett kommatecken i en formel och slutsumman blir fel.
Excel kan eventuellt passa dig som inte vill lägga tid eller pengar på att implementera ett nytt system – och som kanske har en mindre skolverksamhet som inte kräver lika mycket överblick.
3. Penna och papper
Det sista alternativet är också det som är minst förekommande idag, nämligen att använda sig av penna, post-it-lappar och kollegieblock. Visst kan det vara skönt att hantera resursplaneringen på det gamla traditionella sättet. Du behöver inte förlita dig på något system eller oroa dig för att ett dokument ska gå förlorat för att du glömde spara eller för att datorn hängde sig.
Men när det kommer till kritan är det bara dig själv som du har att skylla om något skulle gå fel – om kollegieblocket till exempel skulle gå förlorat. Du har med andra ord full kontroll över resursplaneringen och äger din egen process. Att dela informationen med någon annan är däremot svårt, eftersom du sitter på den enda versionen.
Vad händer om du skulle bli sjukskriven, föräldraledig eller byta jobb? Att ta över någon annans anteckningar i ett kollegieblock är inte det lättaste, oavsett hur tydligt du tycker att du formulerat dig. Det som är logiskt för dig behöver inte nödvändigtvis vara det för någon annan, vilket gör att din resursplanering blir isolerad.
Att dela resursplaneringen med dina rektorskollegor eller medarbetare är desto krångligare. Så att samla allt i ett kollegieblock är kanske inte det bästa alternativet för den som vill driva en likvärdig och kostnadseffektiv skolverksamhet?
Blir du inspirerad att hitta ett nytt verktyg för din resursplanering? Eller har du kanske redan det bästa alternativet? Som du kan se finns det för- och nackdelar med samtliga tre alternativ – och det är upp till dig att väga dem mot varandra utifrån vad just din skola behöver.
Är du intresserad av att se vad Stratsys kan göra för din skolverksamhet? Då vill jag rekommendera webinarvideon där min kollega Johan Ekman, tidigare rektor och kvalitetsutvecklare, berättar hur vi kan underlätta vardagen för rektorer. Du kan ladda ner webinarvideon på länken nedan!
