Nye e-postpåminnelser

Den nye e-postpåminnelsesfunksjonen, (2021-08) er utviklet for å lage en omfattende påminnelsesadministrasjon for alle Stratsys-produkter og Do-apper.

 

Hurtigkoblinger

Hva betyr den nye funksjonen?

Hva styrer sending av e-postpåminnelser?

Når blir e -postpåminnelser utført?

Hvor lang tid før og etter fristen sendes påminnelser?

Inngående informasjon for utsendingslogikken

Bedre logging og forhåndsvisning av det som sendes

Andre innstillinger som en administrator kan angi

 

Hva betyr den nye funksjonen?

For deg som bruker betyr endringen at alle påminnelser samles i en e-post og at innholdet i dette er basert på brukerens gjøremålsliste fra siden Mitt arbeid i Stratsys.

Påminnelsene sendes ut i en ukentlig samling mandag morgen i uken. Innholdet styres av standardiserte forskrifter der oppgavens periodisitet blir tatt i betraktning.

Informasjon som varer i perioder som er lengre enn 31 dager, lest kvartalsvis, fire måneder og halvårlig, etc. minnet tidligere enn oppgaver som kjøres på månedlig basis eller kortere.

For deg som administrator er det en utvidet loggings- og søkbarhetsfunksjon. Gjennom loggen får administratoren en god oversikt over hvilke e -poster som er sendt til hvilken bruker og tid.

Her finner du en kortfilm som oppsummerer "Ny påminnelsesfunksjon".

 

 

Hva styrer sending av e-postpåminnelser?

Innholdet i gjøremålslisten på brukerens side Mitt arbeid styrer hvilke påminnelser som skal sendes ut. Påminnelsene sendes ut før og etter fristen.

Påminnelsene er dermed omfattende for plattformen og håndterer alt som skal rapporteres i:

Noder
Rapporter
Do-appar
Handlinger i Meetings

I tilfeller der en bruker jobber i flere separate databaser, sendes en påminnelses-e-post per database, som styres av den respektive gjøremålslisten i databasene.

 

 

Når blir e -postpåminnelser utført?

Ettersom påminnelsene nå sendes ut som en samling ukentlig e -post, gjøres dette på mandager klokken 08.00.

I tilfeller der du som kunde ikke er i Sverige, har vi bygget inn støtte for tidssonen slik at e -posten sendes ut samtidig som ovenfor.

 

 

Hvor lang tid før og etter fristen sendes påminnelser?

Med den nye logikken til ukentlige e -poster er antall dager før og etter fristen når påminnelser sendes ikke like relevant og dermed noe som du som administrator ikke kan kontrollere i den nåværende situasjonen.

 

MERK! I tabellen nedenfor, husk at avhengig av hvilken uke dagen faller, vil påminnelsen bli inkludert i ukens innsamlingsmail som sendes ut mandag samme uke.

I dag fungerer logikken som følger i forhold til fristen:

Periodicitet	Före Deadline	Efter Deadline
Lengre enn 31 dager Eks, Kvartal, Tertial, Halvår	28 dager 7 dager 1 dag	1 dag 7 dager 14 dager 28 dager
Kortere enn 31 dager Eks, Måned, Ukentlig (Gjelder også periodiserte data fra do -appene)	7 dager 1 dag	1 dag 7 dager

En enkel oversikt:

 

Inngående informasjon for utsendingslogikken

For de av dere som vil vite mer om forsendelseslogikken, kan du lese avsnittet nedenfor. Tabellen ovenfor gir imidlertid en komplett og generell oversikt hvis du vil fortsette direkte til: "Bedre logging og forhåndsvisning av det som sendes"

 

Påminnelser for:

Noder	Rapporter	Do-appar
Påminnelser sendes til brukere som er ansvarlige for å rapportere eller kommentere noden. Rapporteringen skjer periodisk, der hhv. periode har sin egen frist for når brukeren forventes å fullføre rapporteringen. Når alle fristdatoer er satt, beregnes et antall påminnelsesdatoer for hver fristdato. For en frist som tilhører en periode på 31 eller færre dager, genereres fire påminnelsesdatoer (se eksempel nedenfor). For en frist som tilhører en periode på mer enn 31 dager, genereres fem påminnelsesdatoer (se eksempel nedenfor).	Påminnelser sendes for å rapportere journalister. For hver rapport som har en frist og har påminnelser aktivert, beregnes et antall påminnelsesdatoer. Hvis rapportperioden har 31 eller færre dager, genereres fire påminnelsesdatoer (se eksempel nedenfor). Hvis rapportperioden har mer enn 31 dager, genereres fem påminnelsesdatoer (se eksempel nedenfor).	Påminnelser sendes til brukere som er ansvarlige for handlinger i Meetings og oppgaver i Do-board Handling og oppgaver blir operiodisert og påminnelser genereres bare basert på fristen. For hver handling og oppgave genereres fire påminnelsesdatoer basert på fristen (se eksempel nedenfor)

 

Eksempel:

Periode	Frist Dato	Påminnelsesdato	Ukentlig e -post sendes
April 2021	2021-04-30	2021-04-23 (-7 dager) 2021-04-29 (-1 dager) 2021-05-01 (+1 dager) 2021-05-07 (+7 dager)	2021-04-19 2021-04-26 2021-05-03
Kvartal 3 2021	2021-10-15	2021-09-17 (-28 dager) 2021-10-08 (-7 dager) 2021-10-14 (-1 dager) 2021-10-16 (+1 dager) 2021-10-22 (+7 dager) 2021-10-29 (+14 dager) 2021-11-12 (+28 dager)	2021-09-13 2021-10-04 2021-10-11 2021-10-18 2021-10-05 2021-11-08
Operiodisert innhold	2021-04-30	2021-10-05 (-10 dager) 2021-10-14 (-1 dager) 2021-10-16 (+1 dager) 2021-10-25 (+10 dager)	2021-10-04 2021-10-11 2021-10-25

 

Bedre logging og forhåndsvisning av det som sendes

For den nye påminnelsesfunksjonen er det en velutviklet loggfunksjon der administratorer kan få et tydeligere bilde av hvilke e-poster som er sendt til brukerne. Du kan søke i loggen basert på forskjellige kriterier og forhåndsvise hvordan e -posten ser ut. Innhold i e -posten som en administrator ikke har autorisasjon til å se, er klassifisert og vises ikke, for eksempel hemmelige noder.

 

Andre innstillinger som en administrator kan angi:

1. I plattformadministrasjonen under E-postinnstillinger er det mulig for plattformadministratorer å kontrollere hvilke av kundens databaser som e-postene skal slås på.

2. Innstillingen i rapportadministrasjonen for at rapporten skal ha en påminnelses -e -post knyttet til den, er flyttet fra sin egen fane til den generelle fanen i rapportinnstillingene.